Alfresco – a dokumentumok tára

Az Alfresco egy Enterprise Content Management System (ECM, CMS), azaz egy dokumentum kezelésre kifejlesztett komplex környezet. Lehetőséget biztosít dokumentumok tárolására egy központi szerveren, melyhez az egyes felhasználóknak illetve felhasználói csoportoknak hozzáférési szabályokat lehet létrehozni. Ezekkel a szabályokkal lehet definiálni, hogy ki milyen dokumentumokhoz férhessen hozzá, illetve a dokumentumokkal milyen műveleteket végezhessen el.

Az Alfresco nyílt forráskódú (GPL licensszel rendelkező) környezet, melyet JAVA modulokból, Apache Tomcat és JBoss applikációs szerverre támaszkodva készítettek el. A konfigurációja Spring XML leírókon keresztül történik, a rendszer paramétereinek megváltoztatásához nincs szükség a futtató és futó kód megváltoztatására.

Az Alfresco-hoz készült egy CMS (Web Content Management System) modul is, mely lehetővé teszi az Alfresco adatbázisában tárolt adatok publikálását saját tervezésű WEB felületen keresztül is.

A beépített, megváltoztatható folyamat kezelésen túl az Alfresco képes az egyes dokumentumokat – változtatás esetén – automatikusan verzióval ellátni, továbbá a tartalom típus (content type) szerint más és más megjelenítési módot hozzárendelni. Ezen alap tulajdonságok felhasználásával viszonylag egyszerűen megvalósítható általános iktató, szortírozó rendszer is.

Az Alfresco HTTP API-ján keresztül – a REST szabványnak megfelelően – elérhető az összes Alfresco által biztosított erőforrás, a Space-ek tartalma, a dokumentumok és a hozzájuk tartozó modellek is. A böngészős kliensek számára ezen az interface-en keresztül lehet biztosítani a rendszerhez való limitált, személyre szabott hozzáférést.

Az Alfresco rendszer saját authentikációs rendszerrel rendelkezik, ahol felhasználók és csoportok hozhatók létre. Ezekhez jogosultságok rendelhetők, melyek szabályozzák az egyes Space-ekhez vagy dokumentumokhoz való hozzáférést.

Az Alfresco dokumentum modell rendszere dokumentum típusokra, meta-adatokra, illetve un. aspektusokra épül.

A dokumentum típus (type) alapvetően meghatározza a mögötte tárolt dokuemtnum tartalmi jellemzőit, néhány alap adatát, az un. meta-adatokat.

– A meta-adatok olyan információk, mely a dokumentum későbbi előkereshetőségét, csoportosíthatóságát biztosítják.
– Az aspektusok (aspect) dokumentum típusokhoz hozzátehető/elvehető meta-adat csoportok, melyek a jelzett dokumentum valamilyen tulajdonságát, állapotát, jellemzőit képesek megjeleníteni.

Az Alfresco rendszer lehetővé teszi, hogy dokumentumokhoz vagy Space-ekhez saját munkafolyamatokat (workflow) rendeljünk. Ezekből az installáció folyamán is rendelkezésre áll néhány, de szabadon is bővíthető, az adott környezethez szükséges folyamat típusokkal.

További Alfresco dokumentumok: Alfresco kategória

Az Alfresco egy rendkívül jól kitalált dokumentum kezelő rendszer, minden olyan cégnél vagy csoportnál használható, ahol a dokumentumok életciklusát már sikerült szabályozni.

Néhány az érdekesebb tulajdonságai közül:

– WEB, CIFS és WebDAV alapú dokumentum elérés
– Minden dokumentum automatikusan verzió kezeléssel kerül tárolásra
– Minden dokumentumhoz rendelhető feladat és határidő, amely személyhez vagy csoporthoz kapcsolható
– Az egyes dokumentumokhoz vagy munkaterületekhez (space) külön vita-chat rendelhető, így az e-mail-en folytatott egyeztetés helyett egy, a dokumntum kezelő rendszeren belüli kommunikáció folytatható
– Minden dokumentumhoz, illetve tároló területhez definiálható munkafolyamat, jogosultsági rendszer és dokumentum szabályzat
– Szabadon definiálható üzleti folyamatok, akár egy UML szerkesztővel legyártott formula alapján
– A cégen belüli dokumentum áramoltatás feladatokhoz és személyekhez rendelhető módon szabályozható
– Előkészítési, publikációs és archiválási szakaszok alakíthatók ki
– Szabad-szavas keresés a dokumentumokban

Mivel nagyon nem szeretek a Linux és a Windows világ okosságáért és szépségéért az időmmel áldozni, ezt a rendszert is OSX alatt igyekszem használni – természetesen sikerrel… :)

Íme egy kis induló segítség azoknak, akik szintén eme rögös útra tévednének, azaz ha OSX-en szeretnék elindítani az Alfresco szervert:

1. Töltsük le a www.alfresco.org site-ról a legfrissebb stabil verziók közül a Tomcat-es csomagot

2. Hozzuk létre a /opt/alfresco könyvtárat, majd ide csomagoljuk ki az 1. pontban letöltött csomagot

sudo mkdir /opt/alfresco
sudo cp alfresco-community-tomcat-2.0.0.tar.gz /opt/alfresco
sudo tar xzvfp /opt/alfresco/alfresco-community-tomcat-2.0.0.tar.gz

3. Indítsuk el a MySQL szervert a gépen, illetve nem fog ártani, ha tudjuk mi a MySQL root user jelszava

4. Lépjünk be a /opt/alfresco/extras/databases/mysql könyvtárba, majd vegyük rá a mysql programot, hogy indítsa el az adatbázisokat létrehozó script-et, azaz a db_mysql.sql file-ban leírt parancsokat hajtsa végre

mysql -u root -p «db_setup.sql

5. Az alfresco.sh file módosításával (ezeket a sorokat az elejére érdemes beszúrni) az 1.5-ös JavaVM-mel fogjuk futtatni az Alfresco-t:

JAVA_HOME=/System/Library/Frameworks/JavaVM.framework/Versions/1.5/Home PATH=$JAVA_HOME/bin:$PATH

export JAVA_HOME
export PATH

6. Töltsük le és telepítsük fel a legfrisebb NeoOffice csomagot (NeoOffice Aqua)

7. A start_oo.sh file módosításával az OpenOffice.org helyett az X11 nélkül is működő NeoOffice-t fogjuk munkára (a -H és a -u opciókra azért van szükség, mert a NeoOffice nem szeret root-ként üzemelni ebben a formában, a -u után egy valós felhasználó azonosítóját kéretik bevésni):

sudo -H -u Administrator /Applications/NeoOffice.app/Contents/MacOS/soffice “-accept=socket,host=localhost,port=8100;urp;StarOffice.ServiceManager” -nologo -headless -nofirststartwizard &

8. Indítsuk el az Alfresco server-t

sudo /opt/alfresco/alfresco.sh start

9. Várjunk türelemmel – ugyanis a Tomcat és a Java nem egy sebesség-bajnok – és nézegessük , hogy milyen okosságokat írogat az alfresco.log file-ba

tail -f /opt/alfresco/alfresco.log

10. Ha őnagyságának sikerült úrrá lenni az indulás okozta nehézségeken – előfordulhat, hogy több száz sornyi JAVA okossággal terheli a nézőket a műsor során, hagyjuk figyelmen kívül – akkor a következőképpen juthatunk be a szoknyája alá, egy böngésző segítségével:

url: http://127.0.0.1:8080
username: admin
password: admin

alfresco_discussions.png

Iktatóház

Az Iktatóház ötlete a cégeknél és magán személyeknél tapasztalható, az egyre inkább növekvő dokumentum mennyiség kezelésével összefüggő probléma szolgáltatás alapú megoldásaként merült fel.

Iktatóház - louise.hu

A dokumentumkezeléssel kapcsolatos elvárások az utóbbi évtizedekben alapvető változáson mentek keresztül, de az iratkezelés rendje legtöbbször még a régi állapotokat tükrözi – a legtöbb helyen kaotikus állapotokat.

Cégek esetében – a kimondottan pénzügyi dokumentumokon kívül – a szerződések, pályázati anyagok, árajánlatok, projekt dokumentációk, míg magánszemélyek esetében elsősorban személyes iratok, iskolai végzettséget igazoló iratok és garancia jegyek lehetnek a kiinduló pont.

Mindkét esetben komoly teher ezeket az adatokat karbantartani, megfelelő körülmények között tárolni és visszakeresni, főleg ha nincs meg az ehhez szükséges szakértelem szervezési és üzemeltetési oldalról.

Egy elektronikus rendszerrel kombinálva, az előfizető által akár tartalom alapján is visszakereshető módon biztosított távoli iktatási rendszer piacképes lehet, hiszen új erőforrás bevonása nélkül valósíthatja meg a saját, rendezett dokumentumtárát.

Cégek és magánszemélyek részére teljes körű, bérelhető távoli iktató rendszer biztosítása, mely minden dokumentum típusra (szerződések, bizonylatok, garancia jegyek, pályázati anyagok, stb.) kiterjedő elektronikus és fizikai tárolást is biztosít.

Az iktatással és a hosszú távú dokumentum tárolással kapcsolatos minden teher és teendő lekerül az előfizetők válláról, erre se személyi se fizikai erőforrást biztosítaniuk nem kell.

Az előfizetők vagy postán, vagy futárral – itt akár saját begyűjtő hálózatot is lehet üzemeltetni – továbbítják az iktatandó dokumentumokat az Iktatóházhoz, ahol a szerződés szerint a feldolgozás és tárolás történik.

A fizikai dokumentumok egy informatikai rendszerbe kerülnek szkennelésre, meta-adat szintű rögzítésre, majd az Iktatóház objektumában kerülnek tárolásra.

Az előfizetők elektronikusan a nap 24 órájában hozzáférnek saját dokumentumaikhoz elektronikusan és szükség esetén, az elektronikus rendszerből indított kérés alapján a fizikai dokumentumokat is megkaphatják.

A projekt célja egy olyan személyi, fizikai és informatikai infrastruktúra kialakítása amely milliós nagyságrendű dokumentum folyamatos feldolgozására és hosszú távú biztonságos tárolására alkalmas. Az infrastruktúrára építve egy előfizetői bázis kialakítása, amely hosszú távon veszi igényben a szolgáltatást.

www.iktatohaz.hu, www.filinghouse.com