Iktatóház

Az Iktatóház ötlete a cégeknél és magán személyeknél tapasztalható, az egyre inkább növekvő dokumentum mennyiség kezelésével összefüggő probléma szolgáltatás alapú megoldásaként merült fel.

Iktatóház - louise.hu

A dokumentumkezeléssel kapcsolatos elvárások az utóbbi évtizedekben alapvető változáson mentek keresztül, de az iratkezelés rendje legtöbbször még a régi állapotokat tükrözi – a legtöbb helyen kaotikus állapotokat.

Cégek esetében – a kimondottan pénzügyi dokumentumokon kívül – a szerződések, pályázati anyagok, árajánlatok, projekt dokumentációk, míg magánszemélyek esetében elsősorban személyes iratok, iskolai végzettséget igazoló iratok és garancia jegyek lehetnek a kiinduló pont.

Mindkét esetben komoly teher ezeket az adatokat karbantartani, megfelelő körülmények között tárolni és visszakeresni, főleg ha nincs meg az ehhez szükséges szakértelem szervezési és üzemeltetési oldalról.

Egy elektronikus rendszerrel kombinálva, az előfizető által akár tartalom alapján is visszakereshető módon biztosított távoli iktatási rendszer piacképes lehet, hiszen új erőforrás bevonása nélkül valósíthatja meg a saját, rendezett dokumentumtárát.

Cégek és magánszemélyek részére teljes körű, bérelhető távoli iktató rendszer biztosítása, mely minden dokumentum típusra (szerződések, bizonylatok, garancia jegyek, pályázati anyagok, stb.) kiterjedő elektronikus és fizikai tárolást is biztosít.

Az iktatással és a hosszú távú dokumentum tárolással kapcsolatos minden teher és teendő lekerül az előfizetők válláról, erre se személyi se fizikai erőforrást biztosítaniuk nem kell.

Az előfizetők vagy postán, vagy futárral – itt akár saját begyűjtő hálózatot is lehet üzemeltetni – továbbítják az iktatandó dokumentumokat az Iktatóházhoz, ahol a szerződés szerint a feldolgozás és tárolás történik.

A fizikai dokumentumok egy informatikai rendszerbe kerülnek szkennelésre, meta-adat szintű rögzítésre, majd az Iktatóház objektumában kerülnek tárolásra.

Az előfizetők elektronikusan a nap 24 órájában hozzáférnek saját dokumentumaikhoz elektronikusan és szükség esetén, az elektronikus rendszerből indított kérés alapján a fizikai dokumentumokat is megkaphatják.

A projekt célja egy olyan személyi, fizikai és informatikai infrastruktúra kialakítása amely milliós nagyságrendű dokumentum folyamatos feldolgozására és hosszú távú biztonságos tárolására alkalmas. Az infrastruktúrára építve egy előfizetői bázis kialakítása, amely hosszú távon veszi igényben a szolgáltatást.

www.iktatohaz.hu, www.filinghouse.com